Elementy wyposażenia składające się z wielu elementów należy traktować w sposób szczególny podczas inwentaryzacji. Jest wiele sposobów znakowania takich środków trwałych:1. Każdy składnik osobno. Każdy składnik środka trwałego jest oznakowany osobną, unikalną etykietą z kodem kreskowym zawierającym numer inwentarzowy składnika. Składniki są powiązane ze sobą w jeden, zbiorczy środek trwały (zestaw). Informacja o powiązaniu jest przechowywana w programie, ale może znajdować się też w postaci czytelnej dla użytkownika bezpośrednio na etykiecie. Jeśli tylko program inwentaryzacyjny wspiera taki rodzaj wprowadzania danych, powinniśmy skorzystać z możliwości. Dzięki temu możemy automatycznie i niezależnie śledzić ruchy każdego składnika zestawu, a podczas rozliczania księgowego informacja prezentowana jest zbiorczo.
2. Każdy składnik jako osobny środek. Elementy zestawu są wprowadzane jako niezależne środki trwałe. W bazie danych nie ma informacji o zestawie jako-takim. Co prawda przeprowadzenie inwentaryzacji jest bardzo proste, ale już wyjaśnienie rozbieżności i braków z księgowością może przyprawić o ból głowy – składniki trzeba ręcznie posumować i pogrupować. Gdy tylko jest to możliwe, należy unikać takiego rozwiązania. Niestety, jest ono bardzo często stosowane w tanich lub darmowych programach, których autorzy nie zdają sobie sprawy jak bardzo utrudniają pracę osobie przeprowadzającej spis.
3. Wszystkie składniki zestawu jako jeden środek. Rozwiązanie najgorsze z możliwych. Wszystkie części składowe zbiorczego elementu wyposażenia mają nadany taki sam kod i numer inwentarzowy. Oznacza to że w praktyce nie ma możliwości rozróżnienia składników między sobą i między zestawem, a wykazanie choćby jednego składnika jest traktowane jak wykazanie istnienia całego zestawu. Stanowczo należy unikać takich rozwiązań!
Podsumowując – podczas wyboru sposobu prowadzenia inwentaryzacji i ksiąg wyposażenia warto przemyśleć sposób, w jaki mają być traktowane środki trwałe będące zestawami. Decyzja raz podjęta jest potem bardzo trudna do odkręcenia, dlatego w razie wątpliwości skorzystaj z porady firmy która się na tym zna lub zapytaj o pomoc w innych działach lub organizacjach. Zwróć też uwagę jakie możliwości ma program, który masz zamiar kupić.
