2. Każdy składnik jako osobny środek. Elementy zestawu są wprowadzane jako niezależne środki trwałe. W bazie danych nie ma informacji o zestawie jako-takim. Co prawda przeprowadzenie inwentaryzacji jest bardzo proste, ale już wyjaśnienie rozbieżności i braków z księgowością może przyprawić o ból głowy – składniki trzeba ręcznie posumować i pogrupować. Gdy tylko jest to możliwe, należy unikać takiego rozwiązania. Niestety, jest ono bardzo często stosowane w tanich lub darmowych programach, których autorzy nie zdają sobie sprawy jak bardzo utrudniają pracę osobie przeprowadzającej spis.

3. Wszystkie składniki zestawu jako jeden środek. Rozwiązanie najgorsze z możliwych. Wszystkie części składowe zbiorczego elementu wyposażenia mają nadany taki sam kod i numer inwentarzowy. Oznacza to że w praktyce nie ma możliwości rozróżnienia składników między sobą i między zestawem, a wykazanie choćby jednego składnika jest traktowane jak wykazanie istnienia całego zestawu. Stanowczo należy unikać takich rozwiązań!

Podsumowując – podczas wyboru sposobu prowadzenia inwentaryzacji i ksiąg wyposażenia warto przemyśleć sposób, w jaki mają być traktowane środki trwałe będące zestawami. Decyzja raz podjęta jest potem bardzo trudna do odkręcenia, dlatego w razie wątpliwości skorzystaj z porady firmy która się na tym zna lub zapytaj o pomoc w innych działach lub organizacjach. Zwróć też uwagę jakie możliwości ma program, który masz zamiar kupić.

Dość z zajmowaniem czasu pracownikom, męczeniem się z kartkami, wyjaśnianiem niezgodności i nieprzespanymi nocami. Podjąłeś decyzję o zleceniu wykonania inwentaryzacji firmie zewnętrznej. Tylko jak ją wybrać?

Jest wiele czynników, które składają się na solidność zleceniobiorcy. Przede wszystkim należy szukać firmy, która działa w branży już jakiś czas i ma duże doświadczenie. Podczas negocjacji koniecznie zapytaj o referencje od obsługiwanych klientów. Jeśli to możliwe, poproś o kontakt do jednego z nich. Firmy, które mają coś na sumieniu, będą unikać tematu jak ognia.

Drugą kwestią jest personel. Dowiedz się kto konkretnie będzie przeprowadzał inwentaryzację. Jeśli wykonawca zleci zadanie swoim pracownikom lub podwykonawcom, dowiedz się jakie mają kwalifikacje. Firmy inwentaryzacyjne zwykle nie zatrudniają dziesiątek osób, a zamiast tego polegają na stałych współpracownikach dobieranych do każdego zlecenia osobno.

Istotne znaczenie ma także sposób przeprowadzenia inwentaryzacji. O ile jest możliwe wysłanie ludzi z formularzami i długopisami, o tyle dużo sprawniej z zadaniem poradzi sobie firma dysponująca odpowiednimi urządzeniami (np. kolektorami danych z czytnikami kodów kreskowych).

Wreszcie warto z góry ustalić w jakiej formie dostaniemy wynik inwentaryzacji. Powinna to być postać elektroniczna – arkusz Excela lub baza danych. Z danych na kartce niewiele nam przyjdzie, jeśli będziemy musieli je samemu mozolnie weryfikować.

Dla różnych elementów majątku firmy obowiązują różne kryteria. Ewidencję środków trwałych i wyposażenia należy aktualizować co najmniej raz na cztery lata. Zapasy i towary magazynowe muszą być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz na dwa lata. Zamykając działalność należy przeprowadzić inwentaryzację całego posiadanego majątku, bez względu na to kiedy poprzednim razem była przeprowadzana inwentaryzacja.

Czemu zwykle inwentaryzacja odbywa się na koniec roku kalendarzowego? Po części ma to związek z końcem roku obrotowego. Na przełomie lat często dochodzi do zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwie – a to oznacza zmianę osób odpowiedzialnych za majątek firmy. Przejmując pieczę nad środkami trwałymi warto mieć dokładne informacje co do ich ilości i wartości.

Inwentaryzacja często jest przeprowadzana w ostatnim tygodniu roku, gdyż ze względu na święta jest to okres mniejszego ruchu w biznesie. Zatrzymanie sprzedaży lub pracy magazynu na jeden lub dwa dni w tym terminie będzie dużo mniej dotkliwe finansowo.

• Pełna obsługa importu z plików XLSX.
• Uproszczony proces odbioru danych z kolektorów Argox PT-20.
• Moduł załączników (skany, dokumenty itp) do środków trwałych.

Zachęcamy do pobrania darmowej wersji i samodzielnego przetestowania jak łatwa może być inwentaryzacja.

Typowy kod 2D może przechować do kilkuset znaków na względnie małym obszarze. O ile technicznie nie ma przeciwwskazań przed umieszczeniem większej ilości danych, o tyle etykieta z takim kodem stanie się zbyt duża i może być kłopotliwa do przeskanowania.

Z drugiej strony, kod dwuwymiarowy zawierający jedynie numer środka trwałego lub kod produktu jest znacznie mniejszy niż jego jednowymiarowy odpowiednik. Dzięki temu możliwe jest np. znakowanie drobnego sprzętu komputerowego (dyski twarde, karty rozszerzeń) i elektronicznego (telefony komórkowe) w bardziej dyskretny sposób. Dane złożone z kilku-kilkunastu znaków można z łatwością umieścić na obszarze mniejszym niż 1cm x 1cm.

Istnieje wiele standardów kodów 2D, ale w praktyce najczęściej stosowane są kody DataMatrix i QRCode. W obu standardach gęstość informacji w przeliczeniu na centymetr kwadratowy jest podobna. Oba standardy umożliwiają odczytanie kodu także wtedy, gdy jego znaczna część (nawet do 30%) jest uszkodzona lub nieczytelna. Dostępne w sprzedaży czytniki kodów 2D i kolektory danych bez problemów radzą sobie z kodami w obu standardach.

Etykiety z kodami 2D powinien być w stanie przygotować każdy dobry program inwentaryzacyjny. Warto zwrócić uwagę w jakim standardzie drukujemy etykiety, żeby dobrać odpowiednie urządzenie do ich późniejszego odczytu. Tak jak w przypadku kodów jednowymiarowych, kluczem do sukcesu jest eksperymentowanie z różnymi formatami etykiet.

Dane techniczne:

Urządzenie do testów dostarczyła firma Lupine.

Głównym celem inwentaryzacji jest urealnienie danych o stanie majątkowym i w efekcie wyliczenie prawidłowego wyniku finansowego w danym roku obrotowym.

Metody:

1. spisu z natury (do składników policzalnych, np. pieniędzy w kasie),
2. potwierdzania prawidłowości sald, mającą zastosowanie do inwentaryzowania stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczek, zobowiązań, należności pieniężnych,
3. weryfikacji, stosowaną do pozostałych składników aktywów i pasywów, które nie zostały zinwentaryzowane w inny sposób.

Terminy:

Gdy składniki majątku znajdują się na terenie strzeżonym kierownik może ustalić, iż inwentaryzacja nastąpi:

1. środków trwałych oraz maszyn i urządzeń objętych budową — nie rzadziej niż raz na 4 lata;
2. materiałów, półfabrykatów, produktów gotowych oraz towarów objętych ewidencją ilościowo-wartościową- nie rzadziej niż raz na 2 lata;
3. zapasów towarów i materiałów (opakowań), objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki -  raz w roku;
4. zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – raz w roku

Etapy:

1. ustalenie rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji,
2. udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycena składników, jeżeli mają wyraz ilościowy,
3. porównanie wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych,
4. ustalenie różnic między stanem w księgach rachunkowych a stanem rzeczywistym,
5. wyjaśnienie różnic z podaniem ich przyczyn,
6. rozliczenie różnic w księgach rachunkowych w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi.

Kolejność wykonywania czynności

1. Powołanie komisji inwentaryzacyjnej
2. Powołanie i przeszkolenie zespołów spisowych
3. Przygotowanie dokumentów inwentaryzacyjnych
4. Przygotowanie pola spisowego
5. Spis z natury
6. Wycena spisanych składników
7. Uzgodnienie sald
8. Porównanie z dokumentacją księgową
9. Protokół różnic inwentaryzacyjnych
10. Wyjaśnienie przyczyn różnic inwentaryzacyjnych
11. Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych
12. Podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych
13. Ujęcie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie w księgach rachunkowych

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych jednostka powinna wyjaśnić i rozliczyć  w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Niedobory niezawinione:

1. ubytki naturalne – konsekwencja cech lub procesów fizycznych i chemicznych, mieszczące się w granicach norm
2. ubytki przekraczające normy niezawinione przez osobę materialnie odpowiedzialną,
3. niedobory spowodowane błędami w dokumentacji, w pomiarze
4. niedobory spowodowane pomyłkową zamianą podobnych składników;
5. niedobory nadzwyczajne spowodowane zdarzeniami losowymi

Kompensata niedoborów i nadwyżek

Warunki:

1. niedobór i nadwyżka wystąpiły w tym samym okresie i ujawnione zostały w tym samym spisie z natury,
2. dotyczą składników majątku powierzonych tej samej osobie materialnie odpowiedzialnej,
3. odnoszą się do podobnych składników majątku, co pozwoli sądzić, że np. nastąpiła pomyłka przy ich wydawaniu.

Dokumentacja przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji

1. oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie,
2. arkusze spisu z natury,
3. inwentaryzacyjny protokół kontroli kasy,
4. protokół wyceny zapasów niepełnowartościowych,
5. protokół z weryfikacji sald,
6. sprawozdanie z kontroli spisu z natury,
7. sprawozdanie zespołu spisowego z przygotowania i przebiegu spisu z natury w danym polu spisowym.

6. Zasada porównywalności polegająca na zestawieniu stanu faktycznego definiowanego przez spis z natury z prowadzoną, przez jednostkę, w której odbywa się inwentaryzacja, ewidencją.

7. Zasada zaskoczenia polegająca na przeprowadzaniu inwentaryzacji w nieoczekiwanym momencie. Uniemożliwia ona matactwa polegające na fałszowaniu stanu faktycznego. Jest ona szczególnie stosowana do niezapowiedzianych kontroli gotówki w kasie, a także wobec osób, do których istnieje ograniczone zaufanie.

8. Zasada komisyjności i podwójnej kontroli polegająca na uczestnictwie w grupie spisowej co najmniej 2 osób. podczas inwentaryzacji powinien nastąpić jasny i precyzyjny podział zadań pomiędzy członków zespołu spisowego i osoby odpowiedzialne materialnie. Zwiększa to wiarygodność i rzetelność przeprowadzonego spisu z natury.

9. Zasada fachowości polegająca na dobieraniu do zespołów spisowych tylko osób, które dobrze znają gospodarkę magazynową, specyfikę danego obszaru spisowego oraz osoby wykazujące się znajomością spisywanego asortymentu składników majątkowych.

10. Zasada rzetelnego obrazu polegająca na precyzyjnym definiowaniu spisywanych składników majątku. Do przeprowadzenia poprawnej inwentaryzacji niezbędny jest dokładny pomiar, identyfikacja co do nazwy, symbolu, ceny oraz wartości pieniężnej, handlowej i użytkowej właśnie w celu ustalenia stanu rzeczywistego.

11. Zasada uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej polegająca na właściwym określeniu osoby odpowiedzialnej za spisywane składniki majątku. Do tego celu niezbędne jest uczestnictwo w grupie spisowej osoby odpowiedzialnej lub wskazanego przez nią przedstawiciela.

1. Zasada terminowości i częstotliwości wymaga aby planowo przeprowadzać inwentaryzację z zachowaniem częstotliwości zgodnej z ustawą o rachunkowości. Dzięki temu możliwe jest przygotowanie rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Składniki aktywów i pasywów podlegają inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednak jeśli zinwentaryzujemy składniki majątki oraz źródła ich pochodzenia wg zestawienia przedstawionego poniżej, to obowiązek ten także zostanie dotrzymany.

a) zapasy składników majątku obrotowego objęte ewidencja ilościowo wartościową inwentaryzuje się co 2 lata.
b) środki trwałe oraz maszyny inwentaryzuje się raz na 4 lata.
c) środki pieniężne i papiery wartościowe inwentaryzuje się w ostatnim dniu roku obrotowego
Szczegółowe dane na temat sposobów i terminów inwentaryzacji przedstawia poniższa tabelka (kliknij aby powiększyć).

2. Zasada zamkniętych drzwi polegająca na zatrzymaniu ruchów magazynowych na czas prowadzenia inwentaryzacji. Naruszenie tej zasady skutkuje dużymi utrudnieniami podczas prac spisowych oraz może wydatnie zwiększa możliwość popełnienia błędów. Niezakłócony przebieg prac można zapewnić prowadząc spis z natury w dni wolne od pracy.

3. Zasada kompletności i kompleksowości polegająca na objęciu spisem z natury wszystkich składników majątku. Dotyczy to zarówno składników objętych, jak i nieobjętych ewidencją bilansową. Zgodnie z tą zasadą osoby prowadzące inwentaryzację zobowiązane są do uwzględniania w dokumentach – arkuszu spisu z natury oraz w protokole inwentaryzacyjnym – zaistnienia każdego napotkanego składnika majątku

4. Zasada kolejnych czynności polegająca na przestrzeganiu harmonogramu wykonywania prac. Jest to czynnik niezbędny do usprawnienia spisu i co za tym idzie czasu jego trwania. Harmonogram prac układany jest na podstawie regulaminu inwentaryzacji danej jednostki lub przez komisję inwentaryzacyjną.

5. Zasada jednokrotności polegająca na wykazywaniu w dokumentacji, każdego składnika majątku, tylko jeden raz.

Ciąg dalszy w przyszłym tygodniu.